Hromadné e-maily

Modul Hromadné e-maily slouží pro vytváření a následné poslání e-mailů pro více příjemců s možností personifikace. Seznam hromadných e-mailů naleznete v menu Domů → Hromadné e-maily. Po otevření okna Hromadné e-maily se otevře tabulka s všemi uživatelem vytvořenými e-maily.

Tabulka hromadných e-mailu obsahuje několik sloupců v závislosti na jejich zobrazení, např.: Stav, Číslo, Předmět, E-mail odesílatele, E-mail odpovědi, Časový odstup, Odesílací balíček, Potvrzení o doručení, SMTP server a další. Nad vybraným záznamem lze vyvolat kontextové menu.

V systémovém natavení sekce Hromadné e-maily je vhodné mít předvyplněnou hodnotu pro E-mail odesílatele, který se vám předvyplní vždy, když budete vkládat nový hromadný e-mail. Základní oslovení pro firmu se použije při odeslání hromadného e-mailu na e-mail objektu firmy. Základní oslovení pro kontaktní osoby se použije v případě, když není vyplněna položka Oslovení u objektu kontaktní osoba nebo zaměstnanec.

Jednotlivé kapitoly jsou seřazeny podle možného postupu pro vytvoření a následného odeslání hromadného e-mailu.

Seznam kapitol:

1. Jak vložit nový záznam do tabulky hromadných e-mailů?
2. Jak vytvořit tělo e-mailu?
3. Jak vložit příjemce e-mailu?
4. Jak zaslat testovací e-mail?
5. Jak odeslat hromadný e-mail?

1. Jak vložit nový záznam do tabulky hromadných e-mailů?

Tlačítkem Vložit… se zobrazí nové dialogové okno, ve kterém může uživatel vyplnit známé informace do konkrétních položek. Pokud zvolíte tlačítko Vložit dle… dojde k otevření dialogového okna s předvyplněnými položkami, které můžete změnit, dle e-mailu, který byl vybrán před stisknutím tlačítka. Dále je zde možnost kopírování příjemců, e-mailu a souborů z původního hromadného e-mailu.

Povinnými položkami jsou Předmět, E-mail odesílatele, Odesílací balíček (počet příjemců ze zadaných e-mailových adres, který bude odeslán při každém cyklu odesílání) a Časový odstup (čekací doba v minutách mezi jednotlivými odesílacími cykly). Ostatní položky mohou zůstat nevyplněné. Názvy těchto položek jsou E-mail odpovědi, E-maily dalších příjemců, SMTP server, Kategorie, Typ kontaktu firmy, Počátek odesílání, Potvrzení o doručení, Potvrzení o přečtení a jiné.

Pro dokončení vytvoření nového záznamu do seznamu hromadných e-mailů už zbývá pouze kliknutí na tlačítko OK nebo Použít. Tlačítkem Použít dojde k vytvoření záznamu a oproti tlačítku OK zůstane daný záznam otevřený pro editaci.

2. Jak vytvořit tělo e-mailu?

Pro vytvoření samotného těla (textu) e-mailu slouží HTML editor. Pro spuštění editoru je zapotřebí v souvisejících datech vybrat sekci E-mail. Po vybrání sekce dojde k zobrazení náhledu aktuálního těla e-mailu.

K upravení nebo vytvoření nového těla e-mailu se dostanete prostřednictvím tlačítka Upravit. Otevře se okno HTML editoru, kde uživatel může vytvořit nový text nebo stávající zprávu upravit. Lze také využít vložení předem zkopírovaného textu nebo obrázku pomocí klávesové zkratky Ctrl + V.

POZOR!!! Nedoporučujeme vkládat kopie z programu MS Word. Vkládáné kopie způsobují chyby v HTML editoru. MS Word používá vlastní strukturu, se kterou HTML editor nedokáže pracovat!

Do těla e-mailů lze použít tyto proměnné, které slouží pro personalizaci odeslaného e-mailu pro každého příjemce.

Zde je výčet použitelných proměnných:

• <<dcVocative>> - oslovení u kontaktu
• <<dcFirstName>> - jméno kontaktu
• <<dcSurname>> - přijmení kontaktu
• <<dcEmail>> - emailová adresa
• <<Email_dcComment>> - poznámka u hromadného mailu
• <<dcFullName>> - celé jméno kontaktu

3. Práce v HTML editoru

Nyní se podíváme na možnosti zmíněného HTML editoru, jehož funkce jsou:

Import – Importovat lze soubory typu text, HTML a EML.

Editory textu Velikost písma, tučné, kurzíva, podtržení, zarovnání, číslování, odrážky, font, barva, rámeček a barva pozadí.

Tabulka – Vložení tabulka a editace tabulky (Vložení a odstranění sloupců a řádků)

Odkazy – Vložení a úprava odkazů a sledovacích odkazů

Editace HTML – Možnost editovat HTML kód e-mailu, po hotové úpravě je třeba kliknout na tlačítko OK.

Po dokončených úpravách je třeba kliknout na tlačítko Uložit a zavřít, které se nachází vlevo mezi funkcemi.

Úpravy v HTML

Po kliknutí na ikonu Editovat HTML se otevře okno s HTML kódem e-mailu. Kód lze mazat, přidávat i upravovat, je však vždy potřeba dbát na pravidla a logiku HTML. Pokud kód nebude napsán správně, nebude ani e-mail vypadat podle potřeby.

Pro ukázku jsou zde obrázky e-mailu a jeho HTML kódu. HTML kód není automaticky řádkovaný jako na obrázku, zde je to pouze pro jednodušší porozumění.

Přepsání HTML kódu může vypadat např. následovně:

Nečitelné znaky v HTML editoru

Po importování dokumentu do HTML editoru se může stát, že některá písmena nahradí špatné znaky. Děje se to z důvodu jiného kódování vloženého textu a HTML editoru. Opravit tento problém lze pomocí jakéhokoli editoru dokumentů, (jako je např. Visual studio code), a připsání tohoto řádku:

<meta charset="UTF-8">

Tento řádek zajistí správné kódování textu, tudíž už nebude při importování do HTML editoru žádný problém.

4. Jak vložit příjemce e-mailu?

Po vytvoření nového záznamu lze v souvisejících datech přidat příjemce. Příjemce lze vybrat z objektů Firma, Kontaktní osoba a Zaměstnanec. Při více příjemcích je vhodné použít výše zmíněné proměnné hromadných e-mailů.

5. Jak zaslat testovací e-mail?

Před samotným odesláním je výhodné zaslat testovací e-mail. Nejprve se vybere příjemce, kterému test chceme zaslat. To se provede aktivací zaškrtavacího pole u vybraného příjemce.

Následně se kliknutím na tlačítko Poslat test zobrazí okno, kde se nastaví adresa příjemce a smtp server. Kliknutím na tlačítko OK se testovací e-mail odešle. Uživateli se zobrazí informace o úspěšném odeslání.

V obdrženém testovacím e-mailu si uživatel může zkontrolovat případné chyby. Obdržený testovací e-mail tohoto příkladu je zobrazen na obrázku.

6. Jak odeslat hromadný e-mail?

Pro odeslání je potřeba nastavit datum a čas do pole Počátek odesílání. V dalším kroku uživatel nastaví pole SMTP server. Tady práce uživatele končí.

Následující část musí řešit administrátor. Jedná se o nastavení souboru crmplus.ini a získání uživatelského přístupového kódu UID. Jak nastavit soubor crmplus.ini je popsán v kapitole Plánované úlohy Windows. Dále je zde uveden popis, jak si vytvořit plánovanou úlohu Windows. Tato úloha může např.: každou půl hodinu kontrolovat nové hromadné e-maily k odeslání. Další možností, jak spustit odesílání, je za pomocí příkazu v příkazovém řádku Windows. Tento příkaz je uveden níže nebo v sekci Příkazová řádka. Zde je také popsán postup pro získání potřebného UID (Uživatelského přístupového kódu) a návod, jak konkrétní příkaz spustit.

V případě nějakých problémů nebo potřebné pomoci s nastavením nás můžete kontaktovat na e-mailovou adresu crminfo@technodat.cz.

Příkazy, které lze spustit v příkazovém řádku Windows:

1. Odeslání emailu:
   CRMPLUS.exe /s=email /u=************44EB9D0433546D7BC80C7369879F
2. Test potvrzení o doručení a přečtení odeslaného emailu:
   CRMPLUS.exe /mc /u=************44EB9D0433546D7BC80C7369879F