Skupiny objektů

Otevřením okna Skupiny objektů se zobrazí v tabulce všechny uživatelem vytvořené skupiny (Obr. 1). Tabulka obsahuje sloupce: Název, Veřejná, Vytvořeno, Vytvořil, Poznámka. Skupinami objektů lze systém CRMPLUS jednoduše uživatelsky rozšiřovat. Uživatel má možnost vybrat pouze některé záznamy z tabulek, například pouze některé osoby z tabulky kontaktních osob, vytvořit z těchto osob skupinu a pomocí této skupiny pak z celkové tabulky kontaktních osob filtrovat pouze účastníky skupiny. To může být výhodné například pro hromadné rozesílání informačních emailů, rozesílání různých pozvánek na semináře atd.

Nad vybraným záznamem v tabulce lze vyvolat kontextové menu, které nabízí standardní, společné, funkce nad tabulkami

Seznam všech skupin objektů naleznete v nabídce menu Domů → kategorie Seznamy → Skupiny objektů. Tlačítkem Vložit… se zobrazí nové dialogové okno, kde má možnost uživatel skupinu objektů založit.

Na kartě Základní údaje je povinná pouze položka Název. Ostatní pole mohou zůstat nevyplněna, nicméně tím bude skupina pouze založena, ale nebude funkční.

Další důležité pole je pole Omezení objektů. Pole lze vyplnit výběrem hodnoty z číselníku po kliknutí na ikonu . Tím bude zobrazeno nové okno číselníku, ze kterého lze vybrat jednotlivé položky. Zaškrtnutím políčka Veřejná lze skupinu zpřístupnit všem ostatním uživatelům systému.

Dalším polem pro bližší identifikaci skupiny je pole Založit podle skupiny. Pole lze vyplnit výběrem jedné či více hodnot z číselníku po kliknutí na ikonu , přičemž se zobrazí seznam již založených skupin objektů. Je zde i pole Poznámka, kde lze přidat text jako poznámku ke skupině objektů pokud je třeba.

Posledním krokem k úspěšnému založení nové skupiny je stisknutí tlačítka Použít nebo OK. V tomto okamžiku se zaznamenané údaje uloží do databáze.

Princip skupin

Skupiny objektů mají za cíl usnadnit orientaci uživatele systému CRMPLUS. Umožňují seskupit záznamy, které mají nějaký společný prvek (např. oblast podnikání). Potom lze jednoduše každé skupině poslat cílenou pozvánku, hromadný email nebo svolat skupinu zaměstnanců k jednání.

Související data - Objekty

Pokud zakládáte novou skupinu a v poli Založit podle skupiny nebyla žádná skupina vybrána, záložka Objekty je prázdná. Kliknutím na tlačítko Vložit..., se zobrazí kontextové menu pro volbu typu číselníku, ze kterého budou objekty nové skupiny později vybrány. Pokud byl v poli Omezení objektů vybrán uživatelem některý typ objektu a pole nezůstalo prázdné, musí být z nabídky vybrán právě tento typ. Pokud uživatel zvolí jiný typ objektu, bude zobrazeno chybové hlášení systému CRMPLUS.

V případě, že byl zvolen správný typ objektu, bude zobrazen číselník vybraného objektu, například číselník kontaktních osob firem. V zobrazeném číselníku lze vybrat potřebný počet záznamů. Při potřebě vícenásobného výběru lze u jednotlivých záznamů zaškrtnout políčka v prvním sloupci daného číselníku. Výběr záznamů uživatel potvrdí tlačítkem OK. Vybrané záznamy pak budou přeneseny do záložky Objekty dialogového okna skupiny objektů.

Vložit do skupiny objektů…

Jak již sám název napovídá, po výběru jednoho nebo více záznamů v tabulce a po výběru položky Vložit do skupiny objektů… bude zobrazeno dialogové okno se seznamem skupin objektů, které jsou v současné chvíli uživateli dostupné. Jednoduchým výběrem požadované skupiny a potvrzením tlačítka OK budou vybrané záznamy do této skupiny přiřazeny.
POZOR!!! Již při zobrazení okna pro výběr skupiny objektů jsou tyto skupiny filtrovány dle typu záznamů, na které je skupina omezena. Tedy, pokud je skupina objektů omezena na typ objektu Kontaktní osoby a uživatel bude chtít použít funkci Vložit do skupiny objektů… nad tabulkou, například s příležitostmi, tato skupina objektů nebude uživateli vůbec zobrazena pro možnost výběru!!!

Výskyt ve skupinách objektů…

Výběrem této položky se spouští analýza vybraných záznamů v tabulce, zda vystupují či nevystupují v následně vybraných skupinách objektů. Navíc, pomocí zobrazeného dialogového okna lze jednoduše měnit u vybraných položek příslušnost k vybraným skupinám objektů. Postup při použití této položky je následující:

1. Vybrat jeden nebo více záznamů v tabulce, například Kontaktních osob
2. Spustit pomocí kontextového menu položku Výskyt ve skupinách objektů…
3. Zobrazí se dialogové okno pro výběr skupin objektů, ve kterých chce uživatel výskyt záznamů analyzovat
4. Uživatel vybere jednu nebo více skupin zaškrtnutím pole a výběr potvrdí tlačítkem OK
5. Zobrazí se další dialogové okno, ve které budou pod sebou zobrazeny vybrané záznamy kontaktních osob a ve sloupcích vybrané skupiny objektů
6. Ty záznamy, které jsou označeny zatržítkem v příslušné skupině objektů se právě v této skupině objektů nachází
7. Tím, že se na zatržená či nezatržená pole pokliká dvojitým kliknutím, změní se výskyt dané osoby ve skupině a toto pole zčervená pro zobrazení změny oproti stavu v databázi CRM systému
8. Pro uložení změn do databáze se klikne na tlačítko OK.

Vložit související objekty do skupiny objektů...

Jak již sám název napovídá, po výběru jednoho nebo více záznamů v tabulce a po výběru položky Vložit související objekty do skupiny objektů bude zobrazeno dialogové okno se seznamem dostupných souvisejících objektů pro daný vybraný objekt (liší se pro jednotlivé objekty). Zde si může uživatel zvolit, jaké údaje chce do skupiny přiřadit. Po potvrzení tlačítkem OK se zobrazí okno s aktuálně dostupnými Skupinami objektů pro přiřazení. Jednoduchým výběrem požadované skupiny a potvrzením tlačítka OK budou objekty, které vystupují u vybraných záznamů do této skupiny přiřazeny. Lze tedy pracovat například nad tabulkou objektu Příležitosti, ale do skupiny objektů po výběru této položky přiřadit objekt s ní související, ke kterému se tato příležitost vztahuje.

POZOR!!! Již při zobrazení okna pro výběr skupiny objektů jsou tyto skupiny filtrovány dle typu záznamů, na které je skupina omezena. Tedy, pokud je skupina objektů omezena na typ objektu Kontaktní osoby a uživatel bude chtít použít funkci Vložit související objekty do skupiny objektů… nad tabulkou, například s příležitostmi, tato skupina objektů nebude uživateli vůbec zobrazena pro možnost výběru!!!