Kontaktní osoba

Seznam kontaktních osob naleznete v nabídce Domů → Kontaktní osoby. Otevřením okna Kontaktní osoby se zobrazí v tabulce všechny uživatelem vytvořené osoby. Tabulka obsahuje několik sloupců v závislosti na jejich zobrazení či potlačení, např.: Název, Firma, Správce, Důležitost, Funkce atd. Seznam kontaktních osob lze otevřít klávesovou zkratkou Ctrl+Alt+K.

Nad vybraným záznamem v tabulce lze vyvolat kontextové menu, které nabízí rozšířené funkcionality tabulky. Pro objekt typu Kontaktní osoby lze mimo standardní, společné funkce nad tabulkami viz. (Kontextové menu), vyvolat následující funkce:

• Telefonovat přes VoIP...
• Převést na zaměstnance
• Mapové podklady
• Otevřít www
• Vytvořit úkol...
• Export do XML...
• Editovat propojení osoby - v případě vzniklého propojení na jinou kontaktní osobu
• Uložit soubory objektu
• Odeslat email
• Skupiny objektů… - Vložit do skupiny, Vložit související do skupiny, Výskyt ve skupinách
• Vytvořit zástupce na ploše… a Odeslat objekt
• Hromadné operace -příznak Archív, Přidat/Odebrat středisko, Zaměnit správce, Obchodní region, Zasílání novinek,...
• Prohližeč logů
• Sumární operace v seznamu
• Související objekty - Příležitosti, Obchodní případy, Zdroje, Finanční toky, Cenové nabídky, Produkty, Licence, Licenční klíče, Ekonomické ukazatele,...
• Zobrazit detail pro vybraný sloupec (pokud stojíte na buňce ve sloupci Firma, můžete tuto funkci využít)

Pod tabulkou kontaktních osob se nachází ikona ozubeného kolečka, která po rozkliknutí umožňuje uživateli vyhledávat v kontaktních osobách adresu, kterou právě potřebuje. U kontaktních osob je totiž možné zadat více adres, ale v tabulce se vždy zobrazuje jen jeden typ. Po rozkliknutí zmíněné ikony se rovněž zobrazí zaškrtávací pole Firemní informace. Pokud je toto pole zaškrtnuté, do tabulky se zadá vybraný typ adresy také podle údajů firmy, se kterou je kontaktní osoba spojena.

Jak vložit novou kontaktní osobu?

Tlačítkem Vložit… se zobrazí dialogové okno, ve kterém uživatel zadá veškeré dostupné informace o nové kontaktní osobě. Druhou možností je vytvořit kontaktní osobu pomocí objektu Vizitka. Tato možnost je popsána v samostatné sekci.

Na kartě Základní údaje lze o nové kontaktní osobě uvést spoustu informací (Obr. 1). V tomto dialogovém okně je jedinou povinnou položkou informace o Příjmení. Ostatní pole mohou zůstat nevyplněna, nicméně pro lepší informovanost o zadávané osobě je lépe je vyplnit. V levé horní části lze doplnit další informace jako je Jméno, Titul před a za jménem (obojí se vybírá z číselníku), Rodné jméno, Rodné číslo, Datum narození a Pohlaví. V pravé horní části okna lze doplnit fotografii dotyčné osoby kliknutím na ikonu složky s šipkou. Zobrazí se dialogové okno pro nalezení obrázku.

Pole Hromadný záznam slouží k rozdělení osob do dvou kategorií. Lze tak osoby rozdělit na ty důležitější, nebo ty, kde lze již od začátku kontaktu považovat za méně důležité. Kontaktní osoba bude uložena do databáze, ale její zobrazení v tabulce lze potlačit příslušným filtrem. Tabulka osob pak nebude zahlcena záznamy těch osob, které nejsou důležitými kontakty.

K úspěšnému uložení nové kontaktní osoby firmy je stisknutí tlačítka Použít nebo OK. Zaznamenané údaje se uloží do databáze a ve spodní části dialogového okna se zobrazí další záložky, které se váží k dané kontaktní osobě.

Související data

Do zobrazených souvisejících dat lze zadávat velké množství informací různého typu. Některé související data jsou zpřístupněné až s konkrétními moduly CRMPLUS.

• Kontakty – kontaktní údaje vztahující se k dané kontaktní osobě firmy.
• Adresy – adresy vztahující se k dané kontaktní osobě firmy.
• Firmy – kontaktní osoba může zastávat různé pozice v různých firmách. Například v jedné firmě může zastávat pozici jednatele a ve druhé firmě jako komunikační osoba mezi firmami. Pokud se přidává kontaktní osoba firmy v rámci záložky dialogového okna Firmy, je tato kontaktní osoba automaticky přiřazena k dané firmě. Pokud se přidává firma v rámci záložek dialogového okna Kontaktní osoba firmy, klikne se na tlačítko Vložit..., přičemž bude zobrazeno dialogové okno pro výběr firmy, ke které se daná osoba přiřadí. Mimo parametr Firma, což je jediný povinný parametr dialogového okna, lze ke kontaktní osobě vyplnit údaje jako jsou Funkce, Správce, Důležitost, Působení do a od určitého data ve firmě. Všechna pole se zadávají výběrem hodnoty z číselníku kliknutím na tlačítko . Pole pro datum se zadá kliknutím na tlačítko . Kliknutím na tlačítko OK se přiřadí daná osoba k dané firmě.
• Hromadné e-maily (dostupné jako modul) – seznam všech e-mailů, které byly odeslány dané kontaktní osobě, viz Hromadné e-maily.
• Střediska – do středisek lze přiřadit zaměstnance a tato střediska pak přiřadit k jednotlivým objektům. Po správném nastavení CRMPLUS lze dosáhnout toho, že bude mít uživatel možnost vidět a editovat pouze ty záznamy, které obsahují středisko, jehož je sám účastníkem. Tato funkcionalita je velmi výhodná pro případ rozdělení obchodních aktivit nad jednou databází. V té situaci není žádoucí, aby například jednotliví obchodníci společnosti měli přehled o obchodních aktivitách ostatních. Více se o střediscích píše v samostatné sekci Střediska.
• Úkoly – seznam všech Úkolů a událostí, kde daná kontaktní osoba vystupuje jako objekt úkolu. Další informace o úkolech jsou uvedeny v samostatné sekci Úkoly a události.
• Skupiny objektů – Pokud uživatel chce vložit objekt do skupiny přímo z dialogového okna objektu, může využít tuto záložku (dříve bylo nutné okno zavřít a do skupiny vložit objekt pomocí kontextového menu nad seznamem kontaktních osob). Zároveň má přehled, kterých skupin je daný objekt účastníkem.
• Příležitosti – shromažďují informace o obchodních příležitostech vztahujících se k dané kontatní osobě. Informace o povaze příležitosti lze zahrnout do několika polí, z nichž nejdůležitější jsou pole Firma, Kontaktní osoba, Datum zahájení, Datum předpokládaného ukončení, Vlastník příležitosti, Typ příležitosti atd. Typickou příležitostí je například poptávka firmy na určitý obchodní artikl, v předpokládaném množství, k určitému datu a za přesně definovanou cenu. Tlačítky Otevřít..., Vložit... či Smazat lze s jednotlivými příležitostmi pracovat. Příležitosti, jejich založení a popis jednotlivých polí jsou dále uvedeny jako samostatná kapitola při popisu menu CRM systému. Viz Příležitosti
• Obchodní případy – jedná se o seznam realizovaných obchodních případů vztahujících se k dané firmě či kontaktní osobě. Obchodní případ lze založit buď samostatně nebo z předem definované obchodní příležitosti. Informace o obchodním případu lze zahrnout do několika polí, z nichž nejdůležitější jsou pole Typ případu, Správce případu, Firma, Kontaktní osoba atd. Typickým obchodním případem je například prodej obchodního artiklu, kde lze sledovat rozpracovanost případu, lze k němu přidělit určité další kontaktní osoby, soubory (dodací list, faktura), zapisovat poznámky ve formě záznamu atd.. Tlačítky Otevřít..., Vložit... či Smazat lze s jednotlivými obchodními případy pracovat. Obchodní případy, jejich založení a popis jednotlivých polí budou dále uvedeny jako samostatná kapitola při popisu menu CRM systému. Viz Obchodní případy
• Soubory - slouží k ukládání jakýchkoliv souborů vztahujících se k dané kontaktní osobě. Mohou být různého typu, velikosti atd. Typickými soubory vztahující se ke kontaktním osobám jsou například kopie živnostenského listu, výučních, maturitních či vysokoškolských diplomů atd. Tlačítky Vložit existující Otevřít..., Vložit... či Vyjmout lze s jednotlivými soubory pracovat. Soubory budou dále popsány jako samostatná kapitola při popisu menu CRM systému. Viz Soubory
  Tip: Najděte své soubory na PC pomocí Průzkumníka Windows nebo Total Commanderu a přetáhněte je myší Drag&Drop do záložky Soubory
• Záznamy - slouží k ukládání informací vztahujících se k dané osobě. Mohou být různého typu, významu a vztahovat se k určitému datu. Tlačítky Otevřít..., Vložit... či Vyjmout lze s jednotlivými záznamy firmy pracovat. Záznamy jsou dále popsány jako samostatná kapitola při popisu menu CRM systému. Viz Záznamy
• A další: E-maily, Produkty, Licence, Cenové nabídky, Bankovní účty, Dokumenty, Propojené osoby, Semináře, Souhlasy GDPR, Akce GDPR, Zdroje, Finanční toky, Skladové pohyby, Projekty, Požadavky, Kampaně a kontakty, Předplacenky, Pracovní výkazy, Licenční servery, Objednávky, Cenové skupiny - zařazení, Moduly, Vydané faktury, Vydané zálohové faktury