Firma

Seznam firem se nachází v nabídce menu Domů → Firmy. Otevřením okna Firmy se zobrazí v tabulce všechny uživatelem vytvořené firmy. Tabulka obsahuje několik sloupců v závislosti na jejich zobrazení či potlačení, např.: Příznak, Příznak název, Název, Typ, Správce firmy, IČO, DIČ, Validace atd. Seznam firem lze také otevřít klávesovou zkratkou Ctrl+Alt+F.

Nad vybraným záznamem v tabulce lze vyvolat kontextové menu, které nabízí rozšířené funkcionality tabulky. Pro objekt typu Firma lze mimo standardní, společné funkce nad tabulkami viz Kontextové menu, vyvolat následující funkce:

• Otevřít www
• Telefonovat přes VoIP...
• Mapové podklady... (mapy.cz, google.com)
• Vizuální obchodní rejstřík - na webu podnikani.cz, kurzy.cz
• Obchodní rejstřík
• Vytvořit úkol...
• Změna stavu firmy
• Exportovat do XML...
• Odeslat e-mail
• Skupiny objektů… - Vložit do skupiny, Odebrat ze skupiny, Vložit související do skupiny, Odebrat související ze skupiny, Výskyt ve skupinách
• Vytvořit zástupce na ploše… a Odeslat objekt...
• Uložit soubory objektu...
• Prohlížeč logů
• Hromadné operace - příznak Archív, Přidat/Odebrat středisko, Zaměnit správce, Obchodní region, Anonymizace, Propojit s e-maily, Evidovat GDPR
• Sumární operace v seznamu
• Zobrazit detail pro vybraný sloupec (pokud stojíte na buňce ve sloupci Správce, můžete detail zobrazit touto položkou) 
• Přehled firmy
• Hromadné e-maily - Přidat příjemce, Odebrat příjemce
• Související objekty - Kontaktní osoby, Příležitosti, Obchodní případy, Strom obchodních případů, Záznamy, Licence, Licenční klíče, Zdroje, Semináře, Finanční toky, Seznam dodávaného zboží, Cenové nabídky, Produkty, Projekty, Požadavky, Ekonomické ukazatele, Cenové skupiny - zařazení, Souhrnný záznam
  
  

Tlačítko a symbol služby CREDITCHECK

Seznam firem obsahuje sloupec Semafor, který informuje uživatele o kredibilitě zákazníka v databázi. Tento údaj je automaticky získáván ze serveru www.creditcheck.cz a zobrazuje základní informaci o možných platebních problémech firmy.

Stahování informací ze serveru www.creditcheck.cz do databáze CRMPLUS nastavuje administrátor systému pomocí naplánované úlohy Windows. Narozdíl od plánovací úlohy pro automatickou kontrolu nových e-mailů k odeslání, nebude parametr při spuštění CRMPLUS.exe uveden text /s=email, nýbrž text /cc spolu s u="uid uživatele". Získání UID je popsáno na stránce nápovědy příkazová řádka. Například „C:\Program Files\CRMPLUS\CRMPLUS.exe“ /u=404C7... /cc

Po stisknutí tlačítka CREDITCHECK systém CRMPLUS přesměruje na stránky www.creditcheck.cz, na které lze získat více informací o kredibilitě dané společnosti. Pro administrátory je nastavení Creditchecku popsáno na stránce Systémová nastavení.

Jak vytvořit novou firmu?

Vytvořit firmu může uživatel hned několika způsoby. Prvním způsobem je zadání jednotlivých informací ručně do jednotlivých polí v kartách Základní údaje a Validace. Druhým způsobem je využití tlačítka Obchodní rejstřík, které zjistí volně dostupné informace z registru ekonomických subjektů ARES. Posledním způsobem je možnost vytvořit firmu pomocí objektu Vizitka. Tento způsob je popsán v samostatné sekci Vizitka. Níže jsou popsány první dva způsoby.

U obou postupů se nejprve tlačítkem Vložit… otevře dialogové okno. Zde může uživatel zadat veškeré dostupné informace o firmě buďto ručně nebo využítím tlačítka Obchodní rejstřík (Dotaz do ARES). Nakonec stisknutím tlačítka Použít nebo OK se zaznamenané údaje uloží do databáze.

1. Zadání informací ručně

• Základní údaje

  Na kartě Základní údaje lze zaznamenat základní informace týkající se nové firmy. Údaje, jako jsou Název, IČO, DIČ je nutno vepsat dle skutečnosti, zbylé údaje je v systému CRMPLUS možno automaticky načíst z obchodního rejstříku České republiky. K tomu slouží tlačítko Obchodní rejstřík, viz Dotaz do ARES. Některá pole nelze vyplnit, ale je nutné je vybrat z tzv. číselníku. Tato pole lze vyplnit kliknutím na ikonu , přičemž se zobrazí nové dialogové okno číselníku. Zde může uživatel požadovaný údaj vybrat, doplnit a poté zadat prázdný údaj tlačítkem Prázdný. Jedná se například o údaje Stát registrace, Právní forma, Nadřazená firma, Členění firmy a Správce firmy.

  Pole kontaktů lze vyplnit ještě před uložením firmy do databáze, lze tak jednoduše a rychle zadat nejdůležitější kontakty firmy. Poté je možno další kontakty doplnit v záložce Kontakty, která se zobrazí po uložení firmy do databáze.

  Pole Hromadný záznam slouží k rozdělení firem do dvou kategorií. Lze tak firmy rozdělit na ty důležitější, nebo ty, kde lze již od začátku kontaktu považovat za méně důležité. Firma bude uložena do databáze, ale její zobrazení v tabulce lze potlačit příslušným filtrem. Tabulka firem pak nebude zahlcena záznamy firem, které nejsou důležitými kontakty.

• Validace

  Na kartě Validace lze vložit doplňující informace o firmě (Obr. 2), které slouží k upřesnění povahy a postavení firmy vůči firmě. Na kartě lze uvést například Zdroj firmy, Velikost firmy v počtu zaměstnanců, případně ročního obratu firmy, uvést Kód zákazníka či Kód dodavatele pro lepší orientaci v návazných účetních či jiných programech, vložit poznámku o Možnosti pro naše řešení, Prioritu pro další zpracování, informaci o Působící konkurenci a Předpokládáný obrat.

  Položka Poslední obchod pak automaticky informuje o tom, zda je k dané firmě přiřazen nějaký obchodní případ a jedná se o datum začátku či vytvoření posledního obchodního případu k této firmě.

  

  Taktéž lze poznamenat, zda je firma příslušná k nějakému nadnárodnímu uskupení, či kdy byl uskutečněn poslední obchod s touto firmou.

  Stisknutím tlačítka Použít nebo OK se zaznamenané údaje uloží do databáze a v levé části dialogového okna se zobrazí další záložky, které se váží k dané firmě. Pokud jsou zadány nějaké informace o firmě v záložce Validace, hodnota zadaných dat bude zobrazena v poli Validace příslušnou délkou StatusBaru v % (zelený pruh v záhlaví dialogového okna).

2. Dotaz do ARES (tlačítka ARES a Obchodní rejstřík)

ARES je zkratka pro Administrativní Registr Ekonomických Subjektů České republiky. Systém CRMPLUS využívá tuto databázi pro načítání údajů z obchodního rejstříku.

Vyhledání je možné podle IČO společnosti nebo Názvu. Název není nutné znát celý, v případě nalezení více subjektů s podobným názvem budou tyto zobrazeny v seznamu a uživatel jednoduše dvojklikem (nebo výběrem záznamu a tlačítkem OK) vybere příslušný subjekt. Ihned po výběru se zavře okno pro vyhledávání a údaje budou zapsány do příslušných polí, včetně adresy společnosti.

Související data

Již v okamžiku uložení firmy do databáze mohou být k dispozici další údaje, informace, případně soubory, nabídky a podobně, vztahující se k uložené firmě. Právě tyto informace lze zadávat do zobrazených záložek (související data).

• Kontaktní osoby – slouží k záznamu kontaktních osob dané firmy. Tlačítky Vložit existující, Otevřít..., Vložit... , Vložit dle... či Vyjmout lze s jednotlivými kontaktními osobami firmy pracovat. Viz Kontaktní osoby


• Kontakty – tato záložka se vztahuje k obecným kontaktům na danou firmu, například telefonní číslo na infolinku, obecný email na informace, adresa webových stránek atd. Pokud jste při vytvoření nové firmy v záložce Základní údaje zadali kontakty do příslušných políček, automaticky se tyto zobrazí v záložce Kontakty. Tlačítky Otevřít..., Vložit... či Smazat lze opět s jednotlivými kontakty pracovat. Pro vytvoření kontaktu se stiskne tlačítko Vložit..., přičemž se zobrazí vytvářecí dialogové okno. Typ kontaktu je nutné vybrat z definovaného číselníku. Spolu s údajem Kontakt a Platnost jsou pak povinnými položkami dialogového okna. Ke kontaktu lze připojit Poznámku a zvolit, zda se má Zobrazovat v seznamu či nikoliv. Po potvrzení tlačítkem OK je nový kontakt vytvořen. Pole Zobrazovat v seznamu je velmi důležité, poněvadž stejného typu kontaktu můžete mít hned několik záznamů. Tedy například, pokud se pro typ kontaktu VoIP zadali tři kontakty, jeden z nich lze označit jako ten, který bude zobrazován v seznamu. Seznamem je myšlena hlavní mřížka (tabulka) objektu Firmy, kde lze zobrazit vždy pouze jeden záznam určitého typu kontaktu.


• Adresy – tato záložka sdružuje adresy, které mohou být různého typu. Jiná adresa může být fakturační, jiná pro kontakt vedení společnosti, jiná na výrobní střediska atd. Tlačítky Otevřít..., Vložit... či Smazat lze opět s jednotlivými adresami pracovat. Pro vytvoření adresy se stiskne tlačítko Vložit..., přičemž se zobrazí vytvářecí dialogové okno. Typ adresy a Část města nebo obce je nutno vybrat z definovaných číselníků, přičemž se automaticky vyplní položky Město a PSČ. Položky Ulice, Číslo, Upřesnění a Poznámka lze zadat ručně z klávesnice. Typ adresy a položku Platnost je nutno v tomto dialogu zadat. U adresy, stejně jako v předchozím případě u kontaktů lze zvolit, zda se má Zobrazovat v seznamu či nikoliv. Pole Zobrazovat v seznamu je velmi důležité, poněvadž stejného typu adresy můžete mít hned několik záznamů. Tedy například, pokud by se pro typ adresy Sídlo firmy zadali tři kontakty, jeden z nich lze označit jako ten, který bude zobrazován v seznamu. Po potvrzení tlačítkem Použít nebo OK je nová adresa vytvořena.


• Propojené firmy – K vaší firmě uložené v databázi lze přiřadit další firmy, které s danou firmou nějakým způsobem souvisí. Toto propojení určuje definovatelný číselník propojení, ve kterém lze uvést vztah obou společností.


• Podřazené firmy – je záložka firmy, kde se zobrazují ty firmy, které mají ve svém dialogovém okně uvedenu danou firmu jako nadřazenou s definicí členění firmy.


• Střediska – do středisek lze přiřadit vaše zaměstnance a tato střediska pak přiřadit k jednotlivým objektům. Po správném nastavení CRMPLUS lze dosáhnout toho, že bude mít uživatel možnost vidět a editovat pouze ty záznamy, které obsahují středisko, jehož je sám účastníkem. Tato funkcionalita je velmi výhodná pro případ rozdělení obchodních aktivit nad jednou databází. Tedy není žádoucí, aby například jednotliví obchodníci společnosti měli přehled o obchodních aktivitách ostatních. Více se o střediscích dozvíte v samostatné sekci Střediska.


• Úkoly – seznam všech Úkolů a událostí, kde daná firma vystupuje jako objekt úkolu. Více se o úkolech dozvíte v samostatné sekci Úkoly a události.


• Skupiny objektů – Pokud chcete vložit objekt do skupiny objektů přímo z dialogového okna objektu, můžete využít tuto záložku (dříve bylo nutné okno zavřít a do skupiny vložit objekt pomocí kontextového menu nad seznamem firem). Zároveň máte přehled, kterých skupin je daný objekt účastníkem.


• Záznamy - slouží k ukládání informací vztahujících se k dané firmě. Mohou být různého typu, významu a vztahovat se k určitému datu. Tlačítky Otevřít..., Vložit... či Vyjmout lze s jednotlivými záznamy firmy pracovat. Záznamy jsou dále popsány jako samostatná kapitola při popisu menu CRM systému. Viz Záznamy
.

• Typy firem – každá firma uložená v CRM systému může být identifikována ve vztahu k naší firmě. Pro tuto identifikaci slouží číselník Typy firem. Kliknutím na tlačítko Vložit... bude zobrazeno dialogové okno, kde se může typ vkládané firmy vybrat. Je možné uložit nový typ firmy do číselníku a následně jej vybrat. Pokud lze danou firmu zařadit do více kategorií, použije se tlačítko Vložit... víckrát nebo se v zobrazeném dialogovém okně zaškrtne více políček v prvním sloupci. Tlačítkem Vyjmout se může typ firmy odstranit.


• Obor působnosti – slouží k identifikaci firmy a oboru, ve kterém podniká. Pro tuto identifikaci slouží číselník Obory působnosti firmy. Kliknutím na tlačítko Vložit... bude zobrazeno dialogové okno, kde lze obor působnosti firmy vybrat. Je možné uložit nový obor do číselníku a poté jej vybrat. V případě, že firma podniká ve více oborech, použije se tlačítko Vložit... víckrát. Druhou alternativou je, že se v zobrazeném dialogovém okně zaškrtne více políček v prvním sloupci. Tlačítkem Vyjmout se obor působnosti u dané firmy odstraní.


• Používaná řešení – jedná se o výčet těch řešení, která jsou pro naši firmu zajímavá a zapsaná firma tato řešení vlastní buď od nás nebo konkurence. Například v oblasti strojírenského softwaru se dá uvést, které CAD programy firma používá od vaší společnosti a které od konkurence. Tlačítkem Vložit... se otevře dialogové okno, kde se používané řešení vybere z číselníku. V případě, že opravdu prodáváte software, doplní se i informace o počtu licencí, případně poznámka. Tlačítky Otevřít... či Smazat lze pak s jednotlivými záznamy používaných řešení pracovat.


• Konkurence – pokud jste při ukládání firmy do databáze zvolili v kartě Validace možnost konkurence – ANO, zobrazila se v dialogovém okně při uložení firmy také záložka Konkurence. V případě potřeby tak lze mít jednoduchý přehled, které firmy jsou z daného odvětví hlavními konkurenty zadané firmy. Tlačítkem Vložit... se otevře dialogové okno, kde je možnost konkurenční firmu vybrat z číselníku a v případě potřeby také připojit poznámku. Po stisknutí tlačítka Použít nebo OK se zobrazí tato firma v dialogovém okně Firma. Tlačítky Otevřít... či Smazat lze pak s jednotlivými konkurenčními firmami pracovat.


• Soubory - slouží k ukládání jakýchkoliv souborů vztahujících se k dané firmě. Mohou být různého typu, velikosti atd. Typickými soubory vztahující se k firmě jsou například poptávky, nabídky, podklady k fakturacím a další, nicméně lze ukládat i mapy, příjezdové trasy atp. Tlačítky Vložit existující, Otevřít..., Vložit... či Vyjmout lze s jednotlivými soubory firmy pracovat. Soubory jsou dále popsány jako samostatná kapitola.
  Tip: Najděte své soubory na PC pomocí Průzkumníka Windows nebo Total Commanderu a přetáhněte je myší Drag&Drop do záložky Soubory


• Příležitosti – shromažďují informace o obchodních příležitostech vztahujících se k dané firmě. Informace o povaze příležitosti lze zahrnout do několika polí, z nichž nejdůležitější jsou pole Firma, Datum zahájení, Datum předpokládaného ukončení, Vlastník příležitosti, Typ příležitosti atd. Typickou příležitostí je například poptávka firmy na určitý obchodní artikl, v předpokládaném množství, k určitému datu a za přesně definovanou cenu. Tlačítky Otevřít..., Vložit... či Smazat lze s jednotlivými příležitostmi pracovat. Příležitosti, jejich založení a popis jednotlivých polí jsou dále uvedeny v samostatné kapitole.


• Obchodní případy – jedná se o seznam realizovaných obchodních případů vztahujících se k dané firmě. Obchodní případ lze založit buď samostatně nebo z předem definované obchodní příležitosti. Informace o obchodním případu lze zahrnout do několika polí, z nichž nejdůležitější jsou pole Typ případu, Správce případu, Firma atd. Typickým obchodním případem je například prodej obchodního artiklu, kde lze sledovat rozpracovanost případu, lze k němu přidělit určité kontaktní osoby, soubory (dodací list, faktura), zapisovat poznámky ve formě záznamu atd.. Tlačítky Otevřít..., Vložit... či Smazat lze s jednotlivými obchodními případy pracovat. Obchodní případy, jejich založení a popis jednotlivých polí jsou dále uvedeny jako samostatná kapitola.


• Licence (dostupné jako modul) – shromažďují informace o licencích, které se vztahují k dané firmě. V případě, že je modul zakoupen pro správu licencí vaší společnosti, jedná se o licence nakupované k různým SW (programům) pro použití ve vaší společnosti. Pokud se jedná o licence prodávané za účelem zisku, jedná se o licence, které se poskytují dané firmě. Tlačítky Ostatní >>, Otevřít..., Vložit... či Smazat lze s jednotlivými licencemi pracovat.


• Licenční klíče (dostupné jako modul) – shromažďují informace o licenčních klíčích, které se vztahují k dané firmě. V případě, že je modul zakoupen pro správu licencí vaší společnosti, jedná se o licenční klíče nakupované k různým SW pro použití ve vaší společnosti. Pokud se jedná o licenční klíče prodávané za účelem zisku, jedná se o klíče, které jsou poskytovány dané firmě. Tlačítky Ostatní >>, Otevřít..., Vložit... či Smazat lze s jednotlivými klíči pracovat.


• Hromadné e-maily (dostupné jako modul) – seznam všech e-mailů, které byly odeslány dané firmě, viz Hromadné e-maily.


• Projekty (dostupné jako modul) – seznam projektů modulu Helpdesk, které se týkají dané firmy, viz Projektové plánování.


• Požadavky a Související požadavky (dostupné jako modul) – seznam požadavků modulu Helpdesk, které se týkají dané firmy, viz Projektové plánování.


• Produkty - jedná se o seznam produktů vázaných na danou firmu. Pomocí tlačítek Ostatní >>, Otevřít, Vložit..., Vložit dle… a Smazat lze tyto produkty přidat/odebrat a různě je upravovat. Další informace u produktech jsou uvedeny v samostatné kapitole Produkty.


• A další (něteré dostupné jako modul): Zdroje, E-maily, Cenové nabídky, Bankovní účty, Dokumenty, Ekonomické ukazatele, CZ-NACE, Finanční toky, Skladové pohyby, Nabídky semináře, Semináře, Kampaně a kontakty, Předplacenky, Pracovní výkazy, Objednávky, Přepravní informace, Licenční servery, Souhlasy GDPR, Akce GDPR, Moduly, Cennové skupiny - zažazení, Zpracování firmy, Vydané faktury, Vydané zálohové faktury