Cenové nabídky

Otevřením okna Cenové nabídky se zobrazí v tabulce všechny vytvořené cenové nabídky. Tabulka obsahuje několik sloupců v závislosti na jejich zobrazení či potlačení, např.: Stav, Číslo, Název, Typ cenové nabídky, Akceptováno, Platnost od, Platnost do, Měna atd.

Nad vybraným záznamem v tabulce lze vyvolat kontextové menu, které nabízí rozšířené funkcionality tabulky. Pro objekt typu Cenové nabídky lze mimo standardní, společné funkce nad tabulkami viz. (Kontextové menu), vyvolat následující funkce:

• Editovat položky cenové nabídky (otevře se editor cenové nabídky)
• Zobrazit položky cenové nabídky (zobrazí se editor cenové nabídky)
• Změna stavu cenové nabídky, viz. níže
• Přepočet položek dle aktuálních kurzů
• Kontrola platnosti položek cenové nabídky, více viz níže
• Tisk cenové nabídky (tisk a náhled sestavy položek cenové nabídky – zrychlená volba), více viz Tisk a export
• Prohlížeč logů (dostupné pouze jako modul)
• Vytvořit úkol - vytvoří úkol pro zvolenou nabídku
• Skupiny objektů - Vložit/odebrat do/z skupiny, Vložit související do skupiny, Výskyt ve skupinách objektů
• Vytvořit zástupce na ploše... a Odeslat objekt...
• Hromadné operace - nastavit/odstranit příznak Archív, přidat/odebrat Středisko, zaměnit Správce
• Export do XML - otevře průvodce vyexportováním zvolené nabídky ve formátu .xml
• Odeslat do Money... - souvisí s přenosem údajů do systému Money
• Vytvořit vydanou fakturu - otevře dialog pro vložení vydané faktury s předvyplněnými údaji z nabídky
• Vložit ze šablony - otevře okno s předpřipravenými nabídkami označenými jako Šablona (vytváří si uživatel sám)

Seznam všech cenových nabídek naleznete v nabídce menu Domů → Cenové nabídky. Tlačítkem Vložit… se zobrazí nové dialogové okno, kde má uživatel možnost novou cenovou nabídku založit. V dialogovém okně pro založení nové cenové nabídky se nachází dvě hlavní záložky, Základní údaje a údaje o Způsobech dopravy a platby.

Karta Základní údaje

Na primárně zobrazované záložce Základní údaje jsou položky: Název, Typ cenové nabídky, Platnost a Měna nabídky, které jsou povinné. Položky Poplatkový ceník, Sazby DPH, Obchodní případ a Příležitost, atd. nejsou povinné. Typ cenové nabídky a Měna se vybírají z číselníků. Obecně platí, že pro stejný Typ, Měnu a Platnost NEMOHOU EXISTOVAT dvě shodně pojmenované nabídky.

Poplatkový ceník definuje seznam a ceny zákonných poplatků. Pokud při vkládání artiklu do cenové nabídky bude mít artikl definován nějaký zákonný poplatek a tento bude nalezen v poplatkovém ceníku, bude v položkách nabídek zobrazen i tento poplatek. Položka Stav určuje aktuální stav cenové nabídky a je pouze informativního charakteru.

Poznámka: Sazby DPH lze nově přednastavit v nastavení systému a tyto sazby pak budou použity jako výchozí při tvorbě nových ceníků či cenových nabídek, viz menu Administrace – > Systémová nastavení – > Výchozí nastavení. Tyto sazby lze samozřejmě dále modifikovat.

Karta Způsoby dodání a platby

V této záložce je umožněno definovat Způsob dodání a Způsob platby patřící k dané cenové nabídce příslušnými cenami za dodání a platbu jako službu. Výběr způsobů se provádí z číselníků.

Způsob dodání
Způsob dodání lze nalézt v sekci Administrace → Číselníky → Artikly → Způsob dodání. Tento číselník definuje možné způsoby dodání zboží pro odběratele. Jednotlivé možnosti dodání mohou být navíc omezeny minimální či maximální částkou objednávky, minimální či maximální váhou či kubaturou. Pokud například nabídka (objednávka) přesáhne částku 10 000 Kč, nebude možno ji odebrat osobně, nebo pokud nabízené zboží přesáhne hmotnost 3,5 tun, nebude možno jej dodat automobilem bez hydraulické ruky. Dále je možno omezit kombinace některých způsobů dodání pouze na určitý způsob platby. Například, způsob dodání osobní odběr bude možno kombinovat pouze s platbou v hotovosti nebo fakturou předem atd.

Způsob platby
Způsob platby lze také nalézt v sekci Administrace → Číselníky→ Artikly → Způsob platby. Tento číselník definuje způsoby plateb za zboží. Jednotlivé možnosti plateb mohou být navíc omezeny minimální/maximální částkou nabídky (objednávky), minimální/maximální váhou nebo kubaturou, tedy pokud například nabídka (objednávka) přesáhne částku 10 000 Kč, nebude možno ji zaplatit v hotovosti. Dále je možno omezit kombinace některých způsobů dodání pouze na určitý způsob platby. Například, způsob dodání osobní odběr bude možno kombinovat pouze s platbou v hotovosti nebo fakturou předem atd.

Založení cenové nabídky bude provedeno potvrzením tlačítka Použít nebo OK, přičemž položka Stav získá hodnotu rozpracováno, respektive se zobrazí ikona tohoto stavu. V zobrazených záložkách lze k cenové nabídce přiřazovat další záznamy, soubory atd.

Jak vytvořit kopii cenové nabídky?

Pomocí tlačítka Vložit dle… nad vybranou cenovou nabídkou v seznamu cenových nabídek. Při vytvoření kopie cenové nabídky má uživatel možnost změnit spoustu nastavení a tím kompletně přenastavit vytvořenou nabídku. K dispozici je několik možností.

Kopie pouze záhlaví cenové nabídky
Při kopírování cenové nabídky je standardně zatržen přepínač Kopírovat položky cenové nabídky (Obr. 3 nahoře). Pokud chcete tvořit nabídku tzv. „na čisto“, ale se shodným záhlavím předchozí nabídky, tuto volbu zrušte. Po uložení se zobrazí prázdný list seznamu položek cenové nabídky. Před uložením bude nutné pouze změnit název cenové nabídky, který nesmí být shodný. Toto platí pro všechny varianty kopie.

Kopie včetně položek cenové nabídky
Při kopii cenové nabídky lze zkopírovat také její původní položky. Pokud nebudou provedeny žádné změny v nastavení, zkopírují se kompletně i položky cenové nabídky ve stejném tvaru jako u nabídky předchozí. Před kopírováním však bude provedena kontrola platnosti položek původní cenové nabídky. Pokud bude vše v pořádku, zahájí se kopírování. Pokud budou některé položky již z neplatného ceníku, bude uživatel vyzván k rozhodnutí, zda chce v kopírování pokračovat.

Kopie včetně záznamů původní nabídky
Pokud původní cenová nabídka obsahuje nějaké záznamy, jsou přeneseny i k nově zakládané.

Ponechání původní měny cenové nabídky
Pokud při kopii cenové nabídky bude ponechána i původní měna cenové nabídky, zkopírují se položky cenové nabídky v dané měně. Při kopírování bude podstatné, zda v původní cenové nabídce nevystupuje položka, která byla přidána z ceníku jiné měny, než, byla původní nabídka. Tím pádem je u původní cenové nabídky uložen převodní kurz. Pokud tato situaci nastane, bude uživatel dotázán, zda se má při kopírování této položky použít přepočtový kurz uložený u původní cenové nabídky nebo zda se má použít aktuální platný kurz z kurzovního lístku. Tento případ nastane jen v okamžiku, že jsou oba kurzy rozdílné hodnoty.

Změna měny cenové nabídky
Pokud při kopii cenové nabídky bude změněna i měna cenové nabídky, budou položky cenové nabídky přepočítány při kopírování dle aktuálního přepočtového kurzu nebo dle kurzu uloženého u původní cenové nabídky. Toto rozhodnutí závisí na uživateli, který bude před kopírováním dotázán. Tato speciální situace pak může nastat v případě, že u původní cenové nabídky byly již některé položky přepočítány kurzem kvůli rozdílným měnám ceníku dané položky a vlastní cenové nabídky. U takových položek bude nutno použít přepočtový kurz mezi měnou ceníku položky v původní nabídce a měnou na nové nabídce.

Změna poplatkového ceníku
Při změně poplatkového ceníku budou v nové nabídce použity ceny z nového poplatkového ceníku. Pokud bude u původní nabídky poplatkový ceník uveden, ale u nové bude zrušen, poplatky nebudou v nové nabídce u položek uvedeny.

Jak cenovou nabídku uložit do databáze a zobrazit záložky?

Kliknutím na tlačítko Použít nebo OK bude nová cenová nabídka založena. V zobrazených záložkách lze k cenové nabídce přiřazovat další záznamy a soubory.

Od verze systému CRMPLUS 1.20 jsou v záložkách cenové nabídky nově zobrazeny záložky:

1. Položky nabídky
   Položky nabídky byly nově zobrazeny přímo v záložce cenové nabídky. Zůstává tak možnost vložit položky přímo zde, nebo pomocí kontextového menu nad seznamem cenových nabídek použít položku Editovat položky cenové nabídky. Více informací o vkládání položek do CN naleznete v sekci Editace položek cenové nabídky.
2. Zpracování cenové nabídky
   Tato záložka informuje o změnách stavů cenové nabídky. Zapisovanými parametry jsou Stav (rozpracováno, akceptováno, stornováno, uzavřeno), Datum (datum skutečné změny stavu – může nabývat pouze aktuálního data nebo data v minulosti), Vytvořeno (datum zápisu stavu do databáze) a Vytvořil (login uživatele, který změnu provedl).
3. Kurzy cenové nabídky
   V praxi může nastat případ, kdy je cenová nabídka založena například v měně CZK a položky jsou do cenové nabídky vkládány z ceníku v měně EUR. V tomto případě je nutno použít k přepočtu ceny vkládané položky tzv. Kurzovního lístku. Pokud je tedy přepočet ceny proveden, v záložce se zobrazí Měna, Kurz a Základ. Pokud se do cenové nabídky vloží další položka, přebere se tento přepočtový kurz přímo z cenové nabídky. V případě, že kurz uložený u cenové nabídky pozbude platnosti nebo se změní přepočet a v budoucnu bude do cenové nabídky vkládána opět položka ve stejně měně, zobrazí se uživateli dotazový dialog, zda chce k přepočtu použít nový platný kurz z kurzovního lístku, či kurz, který je uložen u cenové nabídky. V prvním případě by se použil nový platný kurz a všechny položky v cenové nabídce by se přepočítaly dle nového kurzu. V druhém případě by se použil kurz, který je již uložen u cenové nabídky, a položky by zůstaly na původní výši.
4. Střediska přístupu
   I v cenových nabídkách je možno určovat, která cenová nabídka bude zobrazena konkrétnímu uživateli či skupině uživatelů ve středisku. Více informací o střediscích naleznete v sekci Střediska.

Jak upravit položky cenové nabídky?

Cenová nabídka byla vytvořena a uložena do databáze. Nyní je proto potřeba do cenové nabídky vložit potřebné položky, které jsou tím hlavním důvodem tvorby cenové nabídky.

Od verze CRMPLUS 1.20 lze položky cenové nabídky vkládat buď přímo v dialogovém okně cenové nabídky, nebo využít starší způsob zadávání položek, tedy při otevřeném samostatném okně položek. Postup při zadávání položek je pak u obou způsobů shodný.

Při zadávání položek do samostatného okna nejprve zavřete dialogové okno cenové nabídky a vyberte právě vytvořenou cenovou nabídku v tabulce cenových nabídek. Pomocí kontextového menu nebo stisknutím tlačítka Ostatní >> , jako je uvedeno na obrázku níže, lze zobrazit nabídku, která slouží k editaci cenové nabídky, co se týká jejích položek.

Po výběru menu Editovat položky cenové nabídky bude zobrazen editor cenové nabídky, v němž má možnost uživatel jednotlivé položky do nabídky vkládat, upravovat, seskupovat do skupin a podskupin a v neposledním případě cenovou nabídku tisknout do předem připravené tiskové sestavy či jinak exportovat.

Na obrázku níže je zobrazen editor položek cenové nabídky, který je shodný jak pro případ zadávání položek v samostatném okně nebo v okně cenové nabídky. Pomocí kontextového menu, nebo výběrem tlačítka, lze vyvolat funkci pro vytvoření nové podkapitoly cenové nabídky (Nová podkapitola …). Pomocí podkapitol lze cenovou nabídku rozdělit na smysluplné celky, které dávají zákazníkovi lepší přehled o nabízených produktech či službách.

Po výběru menu Nová podkapitola … bude zobrazeno dialogové okno, do kterého lze zadat název vkládané podkapitoly. Po potvrzení tlačítkem Použít nebo OK bude nová podkapitola umístěna do cenové nabídky.

Pokud někomu práce s kapitolami nevyhovuje a chtěl by položky do cenové nabídky vkládat přímo, nemusí podkapitoly vytvářet.

Vkládání položek do cenové nabídky je umožněno prostřednictvím tlačítka Vložit… nebo pomocí kontextového menu (Vložit…). Pokud chcete vkládat položky do některé podkapitoly, před stisknutím tlačítka Vložit… je nutno nejprve tuto kapitolu vybrat. To samé platí i pro vkládání položek do cenové nabídky přímo, tedy bez využití podkapitol. V takovémto případě je nutno před vkládáním položek vybrat záhlaví nabídky, tedy první řádek v editoru. Výběr podkapitoly a použití tlačítka pro vkládání položky demonstruje níže uvedený obrázek.

Po stisknutí tlačítka Vložit… bude zobrazeno dialogové okno pro výběr artiklu, zadání ceny, počtu kusů a dalších atributů. Artikly se vybírají prostřednictvím tlačítka pro zobrazení číselníku, které zobrazí okno pro výběr artiklů. Po výběru artiklu a potvrzení výběru tlačítkem OK budou informace o artiklu přeneseny do dialogového okna vkládané položky. Artikl, jeho množství a Prodejní cena jsou jediné povinné položky tohoto dialogového okna. Při dalším vkládání artiklů budou položky jako ceníky, slevy, marže atd. předvyplněny. Tyto předvybrané hodnoty lze jakkoliv změnit.

Práce s prodejním ceníkem:

Pokud budete chtít pracovat s prodejním ceníkem a budete mít již předvybrán artikl, který by se v některém prodejním ceníku mohl nacházet, prostřednictvím tlačítka pro otevření číselníku je možno zobrazit seznam ceníků. Tento seznam bude předfiltrován dle klasifikace ceníků a také dle toho, zda se v daném ceníku nachází položka tohoto artiklu. Pokud je v seznamu takový ceník zobrazen, po jeho výběru se automaticky přenese cena z tohoto ceníku do dialogového okna do položky Prodejní cena. Po zadání Množství a Sazby DPH se v poli Cena s DPH zobrazí konečná prodejní cena. Vybraná výše DPH se zobrazí v poli Sazba DPH v %.

Práce s nákladovým ceníkem:

Pokud budete chtít pracovat mimo prodejního i s nákladovým ceníkem, pro zobrazení nákladové ceny platí stejná pravidla jako pro cenu prodejní. Artikl musí mít v některém nákladovém ceníku svou položku a po výběru tohoto ceníku bude doplněna do dialogového okna nákladová cena. Při výběru nákladového i prodejního ceníku lze sledovat tzv. Výnos, který je zobrazen v přehledu položek cenové nabídky.

Typ slevy, sleva:

Na danou položku lze aplikovat slevu. Typ slevy lze vybrat z číselníku a její výši určit pomocí kalkulátoru.

Poplatky:

Artikl vkládaný do cenové nabídky může mít definován poplatek. Buď PHE (elektroodpad) nebo AP (autorský poplatek). Typ poplatku je definován přímo v kartě artiklu, cenu tohoto poplatku určuje poplatkový ceník, který může být předvybrán při založení cenové nabídky.

Po potvrzení tlačítkem Použít nebo OK bude artikl vložen do nabídky.

Výsledná cenová nabídka může po zadání podkapitol a artiklů vypadat jako na následujícím obrázku. Pokud byly při tvorbě cenové nabídky použity nákladové i prodejní ceníky, respektive přepočty cen, výsledná cenová nabídka zobrazí i předpokládaný Výnos jak jednotlivých položek, tak celé nabídky.

Informace o výnosech, včetně nákladových cen atd., jsou samozřejmě potlačeny při vytvoření tiskové sestavy cenové nabídky pro zákazníka.

Jak změnit stav cenové nabídky?

Nad cenovou nabídkou lze nastavit její Stav pomocí definovaného číselníku stavů. Tento číselník lze nalézt v menu Administrace –> Číselníky –> Artikly –> Stavy cenové nabídky.

Číselník stavů cenových nabídek je systémový, nicméně jednotlivé stavy lze upravit co do vlastního zobrazení stavu. Jak je vidět na obrázku výše, administrátor systému může přiřadit jednotlivým stavům Ikonu (16x16, *.ICO), Kód, Barvu, Poznámku nebo specifikovat, kteří uživatelé mohou cenovou nabídku do daného stavu přepnout. O to se stará položka Role. Na obrázku níže je zobrazen dialog pro úpravy stavů cenových nabídek.

Po nastavení číselníku stavů lze začít s tímto číselníkem pracovat.

1. Zobrazte seznam cenových nabídek
2. Pomocí kontextového menu nebo tlačítka Ostatní >> zobrazte položky menu a vyberte položku Změna stavu cenové nabídky
3. Po výběru dané položky bude buď zobrazeno okno pro výběr stavu z číselníku stavů a zadání skutečného data změny (nepovinné) nebo chybová informační zpráva, pokud cenová nabídka neobsahuje žádné položky
4. Zobrazte číselník stavů u políčka Stav a zobrazí se číselník. Počet položek stavů může být omezen aktuálním stavem cenové nabídky nebo tím, na které položky stavu má uživatel právo a může tedy do nich cenovou nabídku přepnout
5. Po výběru stavu se tato hodnota přenese do předchozího okna, kde lze doplnit skutečný stav změny stavu. Tento případ může nastat tehdy, když nemá uživatel například v den akceptace cenové nabídky přístup do CRM a doplňuje tento stav později.
6. Po potvrzení tlačítkem OK se zapíše hodnota změny stavu cenové nabídky do záložky cenové nabídky Zpracování cenové nabídky a stav bude cenové nabídce nastaven.

Jak zkontrolovat platnost cenové nabídky?

Napomáhá například při opětovném otevření odložených nabídek se zákazníkem a zjištění, zda se položky cenové nabídky ještě nacházejí v platném ceníku nebo ne (Obr. 4).

Nabízí funkci, kdy si položky vkládané do cenové nabídky „pamatují“ ceník, ze kterého byly k danému artiklu přiřazeny ceny. Toto je poté velmi výhodné při kontrole cenové nabídky, kdy pomocí stisku jednoho tlačítka uživatel odhalí právě ty položky, které v platnosti ceníku již vypršely.

Funkci pro kontrolu platnosti položek cenové nabídky lze vyvolat pomocí kontextového menu nad seznamem nebo vybranou položkou cenových nabídek nebo pomocí tlačítka Ostatní».

Pokud systém odhalí nějakou kolizi. Tzn. že některá položka z cenové nabídky má cenu přebránu z ceníku, kterému už vypršela platnost, zobrazí se hlášení s výpisem názvů jednotlivých artiklů.

Jak vytisknout nebo exportovat cenovou nabídku?

Vytvořenou cenovou nabídku lze exportovat do různých formátů a využít tak speciálně předpřipravené tiskové sestavy určené k tomuto účelu. Pokud je vámi vybraná tisková sestava nastavena jako aktivní, lze pro přímý tisk cenové nabídky zvolit tlačítko Tisknout nebo využít kontextové menu. Pokud chcete před tiskem výslednou cenovou nabídku nejprve prohlížet v náhledu a teprve poté tisknout, lze z kontextového menu vybrat položku Náhled. Pokud je v tomto případě některá sestava nastavena jako aktivní, zobrazí se cenová nabídka ve vybraném náhledu.

Pokud nemáte nastavenu žádnou sestavu jako aktivní, náhled se vám neotevře. Je proto nutno vybrat z kontextového menu položku Sestavy, v zobrazeném dialogovém okně vybrat danou sestavu v tabulce. Kliknutím na tlačítko Aktivovat nebo použít tlačítko Náhled a tiskovou sestavu tak zobrazit. Z okna náhledu lze cenovou nabídku exportovat do různých formátů, či tisknout na tiskárnu.

Jak vložit kalkulaci položky cenové nabídky?

Seznam cenových kalkulací uživatel nalezne v menu (Obr. 6) Administrace → Číselníky → Artikly → Typy cenových kalkulací.

Poté uživatel zakládá a edituje své cenové kalkulace pomocí tlačítka Vložit…, Otevřít atd.

Celé dialogové okno je nyní v novém rozvržení. Povinnými položkami jsou: Název, Pořadí a Nastavení. Ostatní pole jako Poznámka atd. jsou nepovinné. Nastavení je novým prvkem tohoto dialogového okna. Paušální se už nyní nezaškrtává, jak tomu bylo dříve, ale už se vybírá z části Nastavení. Nyní lze vybrat z pěti seznamů, jejichž vybraná možnost se zobrazí v hlavičce, které nabízí tyto možnosti:

• Procenta, Číselný údaj
• Samostatný výpočet, Postupný výpočet
• Cenový přípočet, Cenový odpočet
• Jednotková, Paušální
• Žádný přenos, Přenos prodejní ceny, Přenos nákladové ceny atd.

Pokud je příznak paušální nastaven u cenové kalkulace znamená to, že daná kalkulace se bude přepočítávat na daný počet kusů. Pokud je příznak skrytý nastaven znamená to, že uživatel danou cenovou kalkulaci v cenové nabídce nevidí. Skrytou kalkulaci uživatel nastaví zatržením zaškrtávacího pole Skrytý.

Cenovou kalkulaci uživatel zadává v cenové nabídce. V záložce Položky nabídky si založí nový záznam. A v zobrazeném dialogovém okně Položky cenové nabídky uživatel vyplní požadované pole. Pro zadání cenové kalkulace k tomuto záznamu je potřeba kliknout na ikonu a vybrat ze seznamu cenových kalkulací.